Aufwendungs- bzw. Auslagenersatz (§ 1835 BGB)
Entstehen dem Betreuer bei der Führung der Betreuung Auslagen, so bekommt er diese – soweit sie zur Führung der Betreuung notwendig waren – ersetzt.
An Auslagen können z. B. entstehen:
– Fahrtauslagen (einschließlich Parkgebühren)
– Portoauslagen
– Fotokopierauslagen
Den entsprechenden Geldbetrag kann der Betreuer bei vermögenden Betreuten (= grundsätzlich Vermögen von mehr als zur Zeit 5.000 EUR) direkt aus dem Vermögen der/des Betreuten entnehmen bzw. der/dem Betreuten in Rechnung stellen (wenn zum Aufgabenkreis nicht die Vermögensverwaltung gehört).
Ist die/der Betreute mittellos (= Vermögen von grundsätzlich nicht mehr als 5.000 EUR), werden dem Betreuer die Aufwendungen auf Antrag aus der Staatskasse erstattet. Es wird empfohlen, dem Antrag auf Erstattung eine detaillierte Aufstellung (z. B. lfd. Nummer/Datum/Bezeichnung des Grundes/Höhe der Auslagen sowie Belege, soweit vorhanden) über die entstandenen Aufwendungen beizufügen.
Pauschaler Aufwendungsersatz/Aufwandspauschale (§ 1835a BGB)
Zur Abgeltung des Anspruchs auf Aufwendungsersatz kann der ehrenamtliche Betreuer eine pauschale Aufwandsentschädigung von zur Zeit jährlich 399 Euro geltend machen. Hinsichtlich der Aufwandspauschale entfällt die Vorlage von Nachweisen.
Der Anspruch auf die Aufwandspauschale entsteht (= Fälligkeit) ein Jahr nach der Bestellung zum Betreuer bzw. mit dem Ende der Betreuung (= Aufhebung der Betreuung, Tod der/des Betreuten bzw. dem Zeitpunkt der Entlassung des Betreuers) jeweils neu für das abgelaufene volle Betreuungsjahr bzw. anteilig für den Zeitraum der Bestellung bis zur Beendigung.
Bei vermögenden Betreuten (Entnahmebetrag drückt das Vermögen nicht unter 5.000 EUR) kann die Pauschale dem Vermögen entnommen bzw. der/dem Betreuten in Rechnung gestellt werden. Bei vermögenslosen Betreuten wird die Aufwandspauschale nach Eintritt der Fälligkeit auf Antrag des Betreuers aus der Staatskasse erstattet.
Der Anspruch auf Aufwendungsersatz (§ 1835 BGB) erlischt, wenn er nicht binnen 15 Monaten nach seiner Entstehung geltend gemacht wird (es kommt auf die Entstehung einer jeden Auslage an). Der Anspruch auf Aufwandspauschale (§ 1835a BGB) erlischt, wenn er nicht innerhalb von drei Monaten nach Beendigung des Jahres, in dem der pauschale Anspruch entsteht, geltend gemacht wird. Der Antrag ist an das zuständige Amtsgericht – Betreuungsgericht – oder an die/den Betreuten zu richten.
Unter Berücksichtigung des geltenden Steuerfreibetrags nach § 3 Nr. 26b Satz 1 EStG auf Aufwandspauschalen können die Einkünfte der ehrenamtlichen Betreuer steuerlich berechnet werden.
Von den erzielten Einnahmen (den gezahlten Aufwandspauschalen) ist der Freibetrag von 2.400 EUR gemäß § 3 Nr. 26b EStG abzuziehen. Die so ermittelten Einkünfte bleiben steuerfrei, wenn sie unterhalb des Freibetrags von 2.400 EUR liegen. Der ehrenamtliche Betreuer (sofern keine anderen steuerfreien Einkünfte im Rahmen von § 3 Nr. 26 EStG vorliegen) kann jährlich bis zu sechsmal die Pauschale von 399 EUR steuerfrei erhalten. Die Gesamtsumme liegt dann bei 2.394 EUR; erst ab der siebten Pauschale wird der Freibetrag überschritten.
Erhält der Betreuer die Aufwandspauschale nach § 1835a BGB mehr als sechsmal innerhalb eines Kalenderjahres, ist diese im Rahmen der Einkommensteuererklärung zu deklarieren. Überschreiten die Einnahmen den steuerfreien Betrag von 2.400 EUR (z. B. ab der siebten Pauschale), können die mit den Tätigkeiten in unmittelbarem wirtschaftlichen Zusammenhang stehenden Ausgaben als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden. Diese Ausgaben müssen sich aber auf die Tätigkeiten beziehen, für die nicht bereits der Steuerfreibetrag von 2.400 EUR in Anspruch genommen wurde, § 3 Nr. 26b Satz 2 i. V. m. § 3 Nr. 26 Satz 2 EStG.
Erhält der (ehrenamtliche) Betreuer nur seine tatsächlich angefallenen Aufwendungen im Rahmen des § 1835 Abs. 1 BGB (also nicht die Aufwandspauschale nach § 1835a BGB) erstattet, handelt es sich in der Regel nicht um einkommensteuerrelevante Einkünfte, da kein Gewinn bzw. Überschuss erzielt wird. Erhält der Betreuer die Aufwandspauschale nach § 1835a BGB mehr als siebenmal innerhalb eines Kalenderjahres, ist diese im Rahmen der Einkommensteuererklärung zu deklarieren.
Vergütung des ehrenamtlichen Betreuers (§ 1836 Abs. 2 BGB)
Die Betreuung wird grundsätzlich unentgeltlich (ehrenamtlich) geführt. Die Bewilligung einer Vergütung kann nur erfolgen, wenn das Vermögen der/des Betreuten sowie der Umfang und die Bedeutung der Betreuungsgeschäfte dies rechtfertigen. Maßgeblich ist in erster Linie der zeitliche Aufwand. Es ist deshalb immer erforderlich mit dem Antrag auf Vergütung einen ausführlichen Tätigkeitsnachweis einzureichen und gegebenenfalls die in der Betreuungsführung aufgetretenen Schwierigkeiten zu bezeichnen.